Предагаю при регистрации онлайн (когда на сайте) выбирать конкурс в котором учавствуешь
например есть три конкурса, выбрал один и все, ктото лопату будет кидать и им другой не интересен и тд
соответственно сделать ограниченное кол-во участников по каждому конкурсу, чтобы все в 2-3 часа уложились
опять же можно конкурсы для тех кто с ночевкой, там что угодно можно, вся ночь впереди
это решит проблемму с участием большого кол-ва людей и сократит время проведения конкурсной программы
просто надо выбрать один из трех и все
опять же список сразу будет кто где учавствет, распечатали мы заранее и все, нет времени вписывать каждого рукой, галку поставил и все